NRP: 5113100193
Kelas: MPPL A
SOAL
Auto2000 adalah sebuah perusahaan penjualan mobil-mobil merk Toyota. Selain menjual mobil Auto2000 juga melayani servis dan perbaikan kendaraan purna jual.
Manajemen menghendaki para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya. Auto 2000 menginginkan kegiatan perawatan kendaraan para pelanggannya terus dilakukan secara kontinyu di bengkel-bengkel tempat pelanggan membeli kendaraannya.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care nanti di perusahaan.
Pada saat ini, kegiatan yang dilakukan pada customer care untuk mengelola data informasi kepada pelanggan dirasakan kurang efektif oleh perusahaan.
Beberapa kendala yang dihadapi :
- Perusahaan kurang mengenal pelanggan secara mendetail mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan pada perusahaan.
- Perusahaan tidak mengetahui potensial pelanggan yang akan melakukan servis bulanan.
- Perusahaan membutuhkan informasi no hp pelanggan untuk memberitahu pelanggan, saat mobilnya sudah waktunya melakukan servis bulanan.
- Perusahaan membutuhkan sms gateway untuk mengirimkan informasi ke pelanggan, dan juga menerima permintaan antrian dari pelanggan yang ingin mobilnya diservis.
JAWABAN
1. Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam Sisten Informasi Pelanggan.
a) Modul Profil Pelanggan yang berisi data diri dan mobil pelanggan.
b) Modul Riwayat Perbaikan yang berisi riwayat perbaikan mobil oleh pelanggan.
c) Modul SMS Gateway dan Kirim Pesan untuk memberi tahu pelanggan agar melakukan servis bulanan
d) Modul Antrian untuk melakukan servis
e) Modul Pemesanan Jadwal untuk memesan jadwal perbaikan pada tanggal tertentu (berhubungan dengan antrian)
f) Modul Kritik & Saran agar pengguna bisa mengirimkan kritik dan saran langsung ke manajemen Auto2000
g) Modul Rating Kinerja agar pengguna bisa memberikan penilaian kinerja dalam bentuk rating bintang setelah perbaikan.
h) Modul Login dan Privilege untuk membedakan antara pelanggan dan pegawai dari Auto2000.
e) Modul Laporan yang berisi tentang Laporan perbaikan bulanan dan tahunan.
2. Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.
Sistem yang akan dibangun adalah Sistem pelayanan pelanggan berbasis web. Pengguna terbagi menjadi dua kelompok besar yaitu, pelanggan dan pegawai. Halaman depan dari sistem adalah portal disertai form login dan juga sign up (mendaftar). Dalam bagian pelanggan akan terdapat Profil Pelanggan, Riwayat Perbaikan Pelanggan, Pemesanan Jadwal Perbaikan, Kolom untuk Kritik & Saran, Penilaian Kinerja dan juga ada kotak pesan informasi. Dalam bagian Pegawai terdapat semua data pelanggan dan riwayat perbaikan. Kemudian terdapat juga Laporan perbaikan bulanan dan tahunan. Pegawai dapat mengirim pesan kepada pelanggan baik melalui SMS Gateway maupun kotak pesan yang terdapat di masing-masing pelanggan. Hasil Kritik,Saran, Kinerja dapat dilihat oleh Pegawai.
Beberapa screenshot mockup yang sedikit menggambarkan tentang sistem:
3. Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
- Sistem hanya digunakan untuk pemilik mobil yang membeli mobilnya di Auto2000
- Sistem digunakan di seluruh Indonesia.
- Sistem digunakan di seluruh Indonesia.
- Sistem tidak menerima jual-beli mobil
- Sistem menerima permintaan perbaikan/servis tetapi tidak dengan jual-beli suku cadang secara langsung.
- Sistem hanya menampilkan profil dan riwayat perbaikan dari user bersangkutan.
- Sistem mempunyai dua privilege: pelanggan dan pegawai.
- Sistem tidak memungkinkan pelanggan untuk menghapus akunnya sendiri.
- Database sistem terdistribusi dan dibagi per wilayah provinsi.
- SMS Gateway hanya melayani nomor telefon yang berasal dari Indonesia
- Rating Kinerja direpresentasikan dengan 5 bintang.
- Laporan perbaikan disajikan bulanan dan tahunan
4. Jika tersedia dana 150 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.
---
---
Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan Auto2000
1. Latar Belakang
Kemajuan teknologi khususnya di bidang manajemen pengetahuan,
menawarkan cara-cara baru dan inovatif untuk memelihara hubungan pelanggan.
Kemampuan perusahaan untuk maju tergantung pada kemampuannya dalam
menangkap data pelanggan yang tepat dari berbagai titik kontak pelanggan, salah satunya melalui Sistem Informasi.
Auto2000 sebagai salah satu perusahaan penjual mobil merk toyota terbesar di Indonesia membutuhkan sebuah sistem informasi untuk melayani pelanggannya agar melakukan perbaikan atau servisi secara kontinyu di dealer-dealer Auto2000 yang tersedia, karena customer care sekarang masih dirasa kurang dalam pelayanan pelanggan.
2. Maksud dan Tujuan
- Menjembatani antara pihak manajemen Auto2000 dengan pelanggan dalam hal pelayanan
- Memudahkan pelanggan dalam melakukan pemeriksaan dan perbaikan secara berkala
- Meningkatkan kepuasan pelanggan Auto2000 dalam hal pelayanan/servis dan perbaikan kendaraan purna jual
3. Sasaran
Tersedianya Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan sehingga dapat mendukung pelaksanaan dan fungsi Auto2000.
4. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
Auto2000
PT Astra International Tbk,
5. Sumber Pendanaan
Sumber pendanaan berasal dari dana perusahaan Auto2000 sebesar Rp 150.000.000,00
6. Lingkup, Lokasi, Fasilitas, dan Alih Pengetahuan
a. Lingkup Kegiatan
- Pengembangan Modul Aplikasi:
> Modul Profil Pelanggan
> Modul Riwayat Perbaikan
> Modul SMS Gateway
> Modul Antrian
> Modul Pemesanan Jadwal Perbaikan
> Modul Kritik & Saran
> Modul Rating Kinerja
> Modul Login dan Privilege
> Modul Laporan
- Pengembangan Basis Data Aplikasi
- Penyusunan Dokumentasi
- Validasi Data
- Instalasi Server
b. Lokasi Kegiatan
Auto2000 Head Office:
Jl. Gaya Motor III No.3 Sunter II
Jakarta 14330, Indonesia
Telp (021) 651 2000, 651 2001
Fax (021) 650 6880
c. Data dan Fasilitas Penunjang
1. Oleh pengguna jasa:
2. Oleh penyedia jasa:
1.1. Laporan dan Data
Data pelanggan dan perbaikan/servis Auto2000
1.2. Akomodasi Ruang dan Kantor
Sebuah ruang untuk meletakkan server dan terdapat koneksi internet.
1.3. Staf Admin
Dua orang Admin yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan web sistem.
2. Oleh penyedia jasa:
2.1 Personal Computer/Notebook
2.2 Sumber daya manusia berjumlah minimal 3 orang yang harus bekerja di kantor Auto2000 setiap harinya
d. Alih Pengetahuan
Penyedia jasa mengadakan sedikitnya 1 kali pelatihan terkait tata cara penggunaan Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan Auto2000 serta cara kerja admin dalam mengelola dan memantau penggunaan website. Penyedia jasa juga diharuskan memberikan dokumentasi program dan SOP penggunaan sistem.
7. Metodologi
Metodologi dalam Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan Auto2000 ini adalah Waterfall dimana pengembangan dilakukan secara sekuensial. Modul akan dikembangkan berurutan sesuai prioritas yang ada. Setelah selesai dengan 1 modul maka akan dilanjutkan dengan modul selanjutnya.
8. Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka waktu pengembangan sistem ini adalah selama 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak hari kesepakatan dilakukan.
9. Kualifikasi
Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:
- Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Auto2000, PT Astra International Tbk.
- Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
- Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi berbeda.
- Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
- Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
- Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
- Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
- Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim dari Auto2000.
- Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Auto2000, PT Astra International Tbk.
- Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10. Tenaga Ahli
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :
- Ketua tim (Project Manager)
Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
2. Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.
3. Programmer/ Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.
4. Quality Assurance
Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang
5. Trainers
Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
11. Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah
- Web Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan Auto2000 yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk mengelola dan menyimpan data pelanggan dan perbaikan/servis kendaraan.
- Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
- Program dengan source code.
- Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
- Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
- Instalasi aplikasi
- Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan
Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
12. Laporan
Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
1. Laporan pendahuluan, berisi:
- 1.1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
- 1.2. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
- 1.3. Jadwal kegiatan penyedia jasa
- 2.1. Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
- 2.2. Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
- 2.3. Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
- 3.1. Laporan pendahuluan
- 3.2. Laporan mingguan
- 3.3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini
----
5. Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?
Dalam membangun tim untuk menyelesaikan proyek, selain peran apa saja yang dibutuhkan, juga harus memperhatikan hal-hal berikut:
- Departement Statement of Work (SoW) untuk job description masing-masing orang
- Issue atau kemungkinan yang terjadi berkaitan dengan proyek. Seperti halnya anggota tim mendapat musibah, harus diatur sesuai prioritas dan dipikirkan bagaimana status anggota tersebut dan solusinya.
- Timeline dari Proyek dan siapa yang bertanggungjawab.
Adapun tim yang dibutuhkan dalam proyek ini terdiri dari:
1. Project Manager (1 orang)
1. Project Manager (1 orang)
2. System Analyst (3 orang)
3. Programmer/Developer (4 orang)
4. Quality Assurance (2 orang)
5. Trainers (1 orang)
